שלב אחרי שלב בשימוש במערכת talkon לקלינאי

– איך להירשם למערכת

שמחים לשמוע שגם את/ה בחרתם להצטרף ל- talkon. ההרשמה למערכת היא דרך האתר. אתם נכנסים לאזור של המחירון, בוחרים את החבילה המתאימה, ממלאים פרטים אישיים ומתחילים להשתמש. תהנו.

– תקופת ניסיון 

אנו רוצים להעניק לכם את הביטחון במערכת וכדי שתוכלו להתנסות בה, החלטנו לתת לכם במתנה חודש של שימוש במערכת ללא תשלום. במהלך החודש הזה תוכלו לקבל הדרכה על המערכת. כמובן שנהיה זמינים עבורכם לתמיכה טכנית או מקצועית, כדי לאפשר לכם להתנסות במערכת בהצלחה. על מנת לקבל את הערך המיטבי מהמערכת ולנצל את יתרונותיה בחיסכון בזמן, יש חשיבות בהזנת כל המטופלים למערכת בתקופת הניסיון. 

– הוספת חתימה ולוגו 

רוצה לתת את הטאץ' האישי שלך? ניתן להוסיף חתימה אישית ואת הלוגו שלך במערכת. הם יופיעו בדוחות שאת מפיקה ומעבירה להורים. ניתן לעשות זאת דרך כניסה לאייקון שמאלי למעלה (האייקון של הדמות)—הגדרות—חתימה עבור מסמכים. דרך נוספת היא דרך כניסה למטופל קיים–מסמכים–חתימה ולוגו עבור מסמכים. 

 – גיבוי והדפסת מסמכים 

בכל רגע נתון ניתן להוריד/להדפיס את כל המידע על המטופל. אם את רוצה להוריד או להדפיס את התיעודים של מטופל קיים, תוכלי לבצע זאת באופן הבא- כניסה לתיק מטופל– לחיצה על תמונת המדפסת שנמצאת ליד סיכום הטיפולים- בחירת טווח התאריכים לשמירה/הדפסה—לחיצה על הדפסה–אפשרות לשמירה כ- PDF/ הדפסה. 

במידה ואת מעוניינת להוריד/ להדפיס קובץ אשר נמצא באזור המסמכים- לחיצה על אייקון המדפסת ובאותו אופן תוכלי לבחור האם להדפיס את המסמך או לשמור אותו כקובץ PDF. 

– העלאת מסמכים

 ההורים שלחו לך בוואטסאפ סיכום אבחון של פסיכולוג? במקום שמסמכי המטופל יסתובבו במיילים, בוואטסאפ ובתיקיות שונות במחשב, ניתן לרכז אותם במקום אחד מאובטח ולצפות בהם בכל רגע נתון. איך עושים זאת? כניסה לתיק מטופל– מסמכים– העלאת מסמך חיצוני. ניתן להעלות קובץ PDF או מספר קבצים שנשלחו אלייך כתמונה.  

– שליחת שאלון הורים

ואוו! תאמיני לנו שזה מה שתאמרי כשתשתמשי בשאלון ההורים. ב- talkon פיתחנו שאלונים עבור מטופל לקראת אבחון, אשר מכילים שאלות המותאמות לגיל המטופל, שיתנו לך את המידע לו את זקוקה לקראת האבחון. את השאלון את שולחת למייל ההורים בלחיצת כפתור, הם עונים על השאלות, והתשובות שלהם יופיעו לך אוטומטית בדו"ח האבחון אותו תפתחי בתיק המטופל, מוכנות לעריכה סופית שלך. השאלות בשאלון מתייחסות לתחומים הבאים: רקע רפואי, רקע התפתחותי, רקע משפחתי ורקע שפתי ותקשורתי. 

איך שולחים את השאלון?

כדי לשלוח את השאלון למטופל חדש- מקימים מטופל חדש דרך סימן הפלוס שמופיע בצד שמאל למטה בכל עמוד במערכת- מטופל חדש–מזינים את פרטי המטופל –לוחצים על כפתור 'שלח שאלון להורה'- ושומרים את המטופל. כדי לשלוח את השאלון למטופל קיים- כניסה לתיק מטופל– מסמכים–שליחת שאלון–שאלון להורה–הזנת פרטי ההורה–שליחת השאלון. 

ההורים מקבלים את השאלון לדוא"ל מכתובת המייל- [email protected]. יש לוודא עימם שאכן קיבלו את השאלון (לפעמים המייל מגיע לספאם). ברגע שההורה מילא את השאלון, תוכלי לראות את התשובות במערכת, באזור המסמכים. בעת הפקת דוח אבחון, התשובות מהשאלון האחרון יועברו לדוח האבחון באופן אוטומטי (כמובן שניתן לערוך את התוכן). כמו כן, אם בחרת בכך, תקבלי התראה ברגע שההורה מילא את השאלון (איך מקבלים התראות? ראי סעיף התראות).

– הפקת דוחות 

מי מאיתנו אוהב לכתוב דוחות? ב- talkon דאגנו להקל עליך את המשימה, מי יודע אולי בסוף אפילו תאהבי אותה. talkon מאפשרת הפקת דוחות שונים על פי הצורך שלך- אבחון ריפוי בדיבור, בקשה להמשך טיפול, סיכום טיפול תקופתי וסיכום טיפול. נכנסים לדף מטופל–מסמכים–יצירת מסמך מקצועי חדש– בוחרים את סוג הדוח שרוצים להפיק ומתחילים. וזה החלק הכיפי- כדי להקל עליך ולהפוך את המשימה לפשוטה יותר, כל הפרטים הרלוונטיים מהמערכת כבר מוזנים בתוך הדוח- פרטים אישיים, פרטים מתיעודי הטיפולים, מספר מפגשים שהיו, תאריך תחילת טיפול ועוד מידע חשוב ורלוונטי שמוזן בדוח ויוכל לאפשר לך להתרכז בסיכומו. 

בטעות נסגר לך החלון? אל דאגה, קיימת שמירה אוטומטית של הדוחות, כך שאם נאלצת להפסיק באמצע, תוכלי לחזור לאותו המקום שבו עצרתם ולהמשיך לכתוב בזמנכם החופשי. ניתן לשמור את הדוח כ- PDF או להדפיסו (פירוט בגיבוי והדפסת מסמכים). 

– תיעוד 

לא עוד דף ועט, לא עוד קבצי וורד! מערכת talkon  מכילה מערכת תיעוד נוחה ויעילה עבורך. לאחר שמסתיים הטיפול נכנסים לתיק המטופל– תיעוד טיפול חדש ומתחילים לתעד. 

בתיעוד אפשר לבצע כמה פעולות- מתעדים את הטיפול במלל חופשי, בוחרים את המטרות עליהן עבדנו, בוחרים מטרות שהושגו אם יש כאלו ואפשר גם לעדכן את התכנית הטיפולית במידה ועבדנו על מטרות חדשות. למה זה חשוב? כדי שתוכלו לעקוב אחר התהליך הטיפולי ואחר התקדמות הילד במטרות הטיפוליות (מטרות שהושגו יופיעו במרוכז במערכת כ'מטרות שהושגו'). 

פעולה חשובה נוספת שמבצעים מהתיעוד היא שליחת תרגילים להורים- יש להזמין אותם דרך כפתור ההזמנה בדף התיעוד– לאחר שליחת ההזמנה, ניתן לבחור עבורם תרגילים לתרגול ולשלוח מיד. אין צורך לחכות עד שיתקינו את אפליקציית ההורים על הטלפון שלהם. בסוף דף התיעוד יש מקום בו ניתן לכתוב את תכנון הטיפול הבא וכך, כמה דקות לפני הטיפול הבא תוכלו להיזכר מה תכננתם עבור כל מטופל. כמה קל.  

ניתן לשמור את התיעוד כטיוטה (כפתור למטה משמאל) ולסיימו בהמשך דרך עריכת טיוטת תיעוד טיפול.

לא מצליחים לשמור? כנראה שאחד משדות החובה לא מולאו (כתיבה בתיעוד/ סימון של מטרה טיפולית אחת לפחות. במידה והורי המטופל משתמשים באפליקציה, על מנת לבצע שמירה צריך לבחור עבורם לפחות תרגיל אחד לתרגול). 

שכחת לכתוב בתיעוד שהילד גם הצליח להגיד בפעם הראשונה את המילה 'אני'? את יכולה תמיד לחזור לתיעוד האחרון ולערוך אותו. התיעוד מופיע בתיק המטופל באזור תיעודי טיפולים. באזור זה תוכלי לצפות גם בכל תיעודי הטיפול, לפי התאריך בו כתבת את התיעוד. 

– שליחת תרגול 

סוף סוף אפשר לשלוח להורים תרגילים הביתה, כל מה שאת צריכה לעשות זה לבחור תרגיל וללחוץ על כפתור 'שלח'. איך זה עובד? 

1. את שולחת הזמנה לאפליקציה להורה מאזור הפרטים האישיים או לסירוגין, אם את נמצאת באמצע תיעוד טיפול, דרך הכפתור הזמן הורה. את יכולה לבחור אם להזמין את שני ההורים או רק הורה אחד. 
2. ההזמנה נשלחה בהצלחה:) גם אם ההורה עדיין לא הוריד את האפליקציה, את יכולה לשלוח לו תרגול שיחכה לו באפליקציה. בתוך תיעוד הטיפול, באזור התרגולים את לוחצת על כפתור הוספת תרגול— שם את בוחרת את המטרה אותה את רוצה שהמשפחה תתרגל בבית–בוחרת תרגיל מרשימת התרגילים–לוחצת על החץ הירוק והתרגיל עובר לרשימת התרגילים לבית (התרגיל עדיין אינו מופיע באפליקציית ההורים עד סיום התיעוד). מאחר ואנחנו מכירים אותך, את בטח תוהה היכן את יכולה למסור להורים על אילו מילים לעבוד או על מה לשים דגש מיוחד בתרגול הביתי. לצורך כך, בנינו את התרגילים כך שבכל תרגיל את יכולה לכתוב הערה להורים.
3. רוצה להוסיף תרגיל נוסף? את לוחצת על הוספת תרגיל ואת יכולה לבחור תרגיל נוסף עבור אותה המטרה או תרגיל עבור מטרה אחרת. 
4. סיימת לתעד את הטיפול ולכתוב לעצמך בכמה מילים על מה את רוצה לעבוד עם הילד בשבוע הבא? זה הזמן ללחוץ על שמירה ושליחת תרגול. ברגע זה התרגילים כבר מחכים להורה באפליקציה. תרגול מהנה!

כמו כל דבר, ברגע שמבצעים הכנה מראש ומנסים, רואים שהדברים יכולים להיות פשוטים. לכן, הדרך המומלצת ביותר היא לפנות 10-15 דקות לקראת סיום הטיפול עם הילד ולשלוח להורה את ההזמנה כשהוא נמצא לידך. לראות שההורה מצליח להתקין את האפליקציה, לבצע איתו תרגיל לדוגמא שכבר מחכה לך במערכת ולצאת לדרך. 

על מנת שההורה יצליח לתרגל, יש לך תפקיד משמעותי בהעברת המסר- שהתרגול בבית הכרחי כדי לקדם את הילד והוא חלק בלתי נפרד מהטיפול. 

–מעקב אחר ביצוע תרגול בבית 

האם הילד והוריו תרגלו השבוע? האם הם יישמו את ההדרכה שלך? עד עכשיו לא יכולת לדעת בודאות. עם talkon, את יכולה לבדוק זאת ממש בקלות, איך? 

את נכנסת לתיק המטופל–סטטוס תרגילים–ליד שם התרגיל מצויין האם התרגיל  בוצע/ לא בוצע. לחיצה על התרגיל תוביל אותך לאזור התרגול השבועי, שם תוכלי לשמוע את ההקלטה של התרגיל, לראות על אילו מטרות ההורים עבדו בבית וגם לחזור לתרגילים אחרונים שבוצעו. 

רוצה לדעת בזמן אמת האם המשפחה אכן תרגלה? יש לך אפשרות לקבל התראה בכל פעם שהמשפחה מבצעת תרגול (ראי קבלת התראות).

חשוב לנו לציין שמיומנות התרגול והוספתו כחלק בלתי נפרד מהטיפול הוא הרגל חדש שצריך לעזור להורים לרכוש. לכן, בתחילת הדרך חשוב שתסבירי להורים את חשיבות התרגול בבית, את המשמעות שלו ואף תהיי בקשר צמוד יותר בשבועות הקרובים כדי לוודא שאכן הם מסתדרים עם התרגול וזוכרים לתרגל. בהמשך, התרגול יהיה חלק מובנה משגרת ההורה ואת תוכלי לקחת צעד אחד אחורה. 

 – בנייה ועדכון תוכנית טיפולית

לא צריך יותר לשבור את הראש ולנסות להיזכר, מה מצופה מהילד בכל גיל, האם המטרה מתאימה לגיל או שאנחנו מצפים ממנו לפחות/יותר מדי. ארגנו עבורך את כל המטרות הטיפוליות לפי תחומים וגילאי רכישה (בהתבסס על טבלאות התפתחות ונורמות קיימות) וכל שעליך לעשות הוא להזין את גיל המטופל ולסמן בתיבת הבחירה את המטרות שרלוונטיות עבורו. איך עושים זאת? נכנסים לדף המטופל– לחיצה על תכנית טיפולית (אייקון של עט)–מסנננים את טווח הגילאים אותו נרצה ונבחר את המטרה הרצויה. 

מומלץ לסנן את טווח הגילאים לפי הגיל השפתי של הילד על מנת שתראי על אילו מטרות מתאימות עבורו בשלב זה. למשל, אם המטופל שלך בן 4 שנים, אך גילו השפתי הוא 3, מומלץ לסנן את המטרות לפי גיל 2-3 שנים. 

המטרות מאורגנות לפי תחומים. עבור כל תחום ישנן מטרות לטווח ארוך. בלחיצה על מטרה לטווח ארוך (צבועה בסגול), יפתחו תחתן מטרות נוספות- מטרות לטווח ארוך נוספות (צבועות בסגול) ומטרות לטווח קצר(צבועות באפור או בתכלת). את יכולה לבחור עבור הילד אילו מטרות שאת רוצה. 

יש לזכור, אם רוצים לשלוח תרגול הביתה או ליצור תיעוד, יש לבחור לפחות מטרה לטווח קצר אחת. מטרות לטווח קצר שיש עבורן תרגילים במערכת מופיעות בתכלת. צוות talkon עמל מדי יום על הרחבת מאגר התרגילים ועל כן מומלץ לבחור גם את המטרות האפורות בבניית התוכנית הטיפולית, במידה ויש צורך בהן.

– הוספת מטופל חדש

פנה אליך מטופל חדש? בשעה טובה, ניתן להוסיפו למערכת בקלות רבה. בלחיצה על כפתור הפלוס, יפתח לך תפריט בו תבחרי 'מטופל חדש'. כל מה שתצטרכי להוסיף בשלב זה על מנת לשמור אותו במערכת זה שם, מספר תעודת זהות ושם ההורה. במעמד זה תוכלי גם לשלוח כבר שאלון להורים כדי לקבל מידע נוסף על הילד לפני שהוא מגיע אליך לאבחון או לטיפול. (מידע על שאלון הורים ניתן לקרוא ב 'שליחת שאלון הורים'). במקרה זה, יהיה עליך להזין כתובת מייל של אחד ההורים. 

לאחר שהקמת מטופל חדש, תוכלי להיכנס לתיק שלו ולהוסיף מידע ופרטים נוספים.

– קבלת התראות 

אם תרצי לקבל התראות על טיפול קרוב, כאשר בוצע תרגול על ידי המטופל או כאשר התקבל שאלון שמולא על ידי הורי מטופל, תוכלי להגדיר זאת בפרופיל שלך. במערכת מצד שמאל למעלה, לחצי על תמונת הפרופיל- הגדרות- התראות. בחרי את ההתראות שתרצי לקבל ואפשרי קבלת התראות. שימי לב, שבכל מכשיר בו את משתמשת במערכת יש לאפשר התראות בנפרד. כך למשל אם את משתמשת בtalkon גם במחשב וגם בנייד, תצטרכי להפעיל דרך ההגדרות את ההתראות במחשב וכמו כן, להפעיל התראות בנייד על מנת לקבל את ההתראות בשני המכשירים. 

– הזמנת הורה לאפליקצית talkon

בחרת משפחה לה תרצי לתת את אפליקצית ההורים? כל מה שתצטרכי לעשות זה להזמין אותם למערכת. איך עושים זאת? באחת מהאפשרויות הבאות- 

1. ברשימת המטופלים- לחצי על הכפתור מצד שמאל – 'הזמן הורה'. 
2. בפרטים האישיים- בתוך תיק המטופל, באזור הפרטים האישיים מעל פרטי ההורה, מופיע כפתור 'הזמן הורה'.
3. בתיעוד טיפול- לפני שליחת התרגילים בתוך התיעוד, ישנו כפתור 'הזמן הורה'.

– הדפסה ושליחת מסמכים

כתבת דוחות סיכום? אבחון? ההורים מעוניינים בעותק? זה קל.

לאחר שמירת המסמך, את יכולה להדפיס אותו מאזור המסמכים, שם בשורת המסמך מופיע ציור של מדפסת. לחיצה על כפתור המדפסת תוביל אותך להגדרות הדפסה. בהגדרות ההדפסה תוכלי לבחור האם להדפיס את הקובץ או לשמור אותו כPDF על המחשב שלך, כך תוכלי לצרף אותו במייל או בוואטסאפ להורים.

– מעקב אחר תכנית טיפולית ומטרות שהושגו

בדף הראשי בתיק המטופל מופיעה תמיד התכנית הטיפולית אותה בחרת עבור המטופל. מתחתיה מופיעות מטרות שהושגו. בתיעוד הטיפולים את יכולה לבחור על אילו מטרות עבדתם היום ואילו מטרות הושגו, אם יש. כל המטרות שהושגו יופיעו בדף הראשי, מתחת לתכנית הטיפולית ולא יופיעו עוד בתכנית עצמה. 

תמיד ניתן להחזיר מטרה באמצעות עדכון התכנית הטיפולית. 

– טיפים למעקב אחר התקדמות המטופלים

 אנחנו יודעים שאת עמוסה בעבודה, אין לך הרבה זמן אבל זה מאוד חשוב לך לעקוב אחר התקדמות המטופלים. איך תעשי זאת בקלות בלי לבזבז הרבה זמן? 

אנו ממליצים להתקין את אפליקצית talkon לקלינאית בטלפון הנייד, גם אם את לרוב משתמשת במערכת במחשב. כך תוכלי לקבל התראות כאשר מטופל מבצע תרגול (ראי 'קבלת התראות') ולעקוב אחר מי ביצע ומי לא ובאיזו תדירות. אם תרצי תוכלי גם להיכנס לאפליקציה ולשמוע את ההקלטה, אך כמובן זה לא חובה. עצם העובדה כי את עוקבת אחר תדירות התרגול מסייעת להורים להתמיד יותר בתרגול ובתוצאה ישירה- מסייעת לילד להתקדם. 

 – תקופת ניסיון והפעלת המערכת

בהרשמה למערכת talkon תקבלי חודש ניסיון חינם בשימוש במערכת! אנו ממליצים להתחיל את השימוש במערכת מיד לאחר ההרשמה ולהכיר אותה ואת הפיצ'רים הקיימים. לקבלת יעילות מירבית משימוש במערכת, אנו ממליצים בצעד ראשון להזין את כל המטופלים שלך עם פרטים בסיסיים (שם, תאריך לידה ושם ההורה) על מנת שיהיה לך קל יותר למלא את התיקים שלהם ולתעד בשלב מאוחר יותר. כדי ללמוד טוב יותר על המערכת ולראות כיצד היא תקל על חייך, את מוזמנת להירשם לוובינר הדרכה ולשאול כל מה שרצית קישור הרשמה לוובינר